Què és la validació de dades?
La validació de dades de Excel permet definir el tipus de dades que es vol introduir en una cel. Per exemple, es pot permetre l'entrada d'una puntuació per lletres amb només les lletres compreses entre la A i la F. Es pot configurar la validació de dades per evitar que els usuaris introdueixin dades no vàlides o permetre la seva entrada i comprovar després de finalitzar l'usuari. També es poden proporcionar missatges que defineixin l'entrada que s'espera a la cel així com instruccions per ajudar els usuaris a corregir errors.
Quan s'introdueixen dades que no compleixen els requisits, Excel mostra un missatge amb instruccions proporcionades per l'usuari.
Missatge d'alerta de dades incorrectes
La validació de dades resulta especialment útil en dissenyar formularis o fulls de càlcul que altres persones utilitzaran per introduir dades com formularis pressupostaris o informes de despeses.
En aquest article es descriu com configurar la validació de dades, inclosos els tipus de dades que es poden validar i els missatges per mostrar, a més de proporcionar un llibre que es pot descarregar per obtenir exemples de validació que es poden modificar i utilitzar en fulls de càlcul pròpies.
Tipus de dades que es poden validar
Excel permet designar els següents tipus de dades vàlides per a una cel:
Números Especifiqueu que l'entrada en una cel ha de ser un nombre enter o un nombre decimal. Pot establir un mínim o màxim, excloure un nombre o interval determinat, o utilitzar una fórmula per calcular la validesa d'un nombre.
Dates i hores Establiu un mínim o màxim, exclogui determinades dates o hores, o feu servir una fórmula per calcular la validesa d'una data o hora.
Longitud Limiti el nombre de caràcters que es pot escriure en una cel o exigeixi un nombre mínim de caràcters.
Llista de valors Elaboreu una llista de les opcions per a una cel com, per exemple, petit, mitjà, gran, i admeti només aquests valors a la cel. Es pot mostrar una fletxa de llista desplegable quan un usuari fa clic a la cel per facilitar la selecció d'una opció de la llista.
Tipus de missatges que es pot mostrar
Per a cada cel que es valida, es poden mostrar dos missatges diferents: un que apareix abans que l'usuari introdueixi les dades i un altre que apareix després que l'usuari intenti introduir les dades que no compleixen els requisits. Si els usuaris tenen activat l'Auxiliar de l'Office, aquest mostrarà els missatges.
Missatge d'entrada Missatge entrant Aquest tipus de missatge apareix quan un usuari fa clic a la cel validada. Es pot utilitzar aquest tipus de missatge per facilitar instruccions sobre el tipus de dades que s'han d'introduir a la cel.
Missatge d'error Aquest tipus de missatge apareix només quan l'usuari escriu dades no vàlids i premeu la tecla ENTRAR. Es pot triar entre tres tipus de missatges d'error:
* Missatge d'informació Aquest missatge no impedeix l'entrada de dades no vàlids. A més del text que proporciona l'usuari, inclou una icona d'informació, un botó Acceptar, que introdueix les dades no vàlids en la cel, i un botó Cancel, que restaura el valor anterior de la cel.
* Missatge d'advertència Aquest missatge no impedeix l'entrada de dades no vàlids. Inclou el text que proporciona l'usuari, una icona d'advertència i tres botons: Sí introdueix les dades no vàlids en la cel, No torna a la cel per més modificacions i Cancel restaura el valor anterior de la cel.
* Missatge de detenció Aquest missatge no permet l'entrada de dades no vàlids. Inclou el text que proporciona l'usuari, una icona de detenció i dos botons: Reintentar torna a la cel per més modificacions i Cancel restaura el valor anterior de la cel. Noteu que aquest missatge no està concebut com a mesura de seguretat: si bé els usuaris no poden introduir dades no vàlides escrivint i pressionant ENTRAR, poden eludir la validació copiant i enganxant o omplint dades a la cel.
Si no s'especifica cap missatge, Excel marca si les dades que introdueix un usuari són vàlids de manera que es poden comprovar més endavant, però no notifica a l'usuari quan una entrada no és vàlida.
Exemples de validació
La millor manera de comprendre el que és la validació de dades és veure-la en acció. Si baixeu el llibre d'exemple que acompanya aquest article, obtindrà exemples de cada tipus de validació i tot tipus de missatge. El llibre inclou instruccions per veure la configuració per a cada cel validada i copiar la configuració de la validació en els propis llibres, on es pot modificar segons les pròpies necessitats.
Configurar la validació de dades
Quan sàpiga quin tipus de validació voleu utilitzar en un full de càlcul, podeu emprar l'ordre Validació al menú Dades per configurar-la. Les instruccions es troben en el llibre d'exemple que podrà descarregar en aquest article així com en l'Ajuda d'Excel 2002. A continuació figura informació general del procés:
1. Comfigurar el full de càlcul Introdueixi primer les dades i fórmules en el full de càlcul. Si utilitzeu una llista d'opcions vàlides, introduïu la llista i assigneu-li un nom.
2. Definir la configuració d'una cel Començant per la primera cel que desitgi validar, utilitzeu el quadre de diàleg Validació de dades per a designar el tipus de validació que desitgi, un missatge entrant i un missatge d'error si ho desitja.
3. Configurar la validació d'altres cel Sovint podrà estalviar temps copiant la configuració de la validació de la primera cel a altres cel i, a continuació, modificació d'aquesta configuració.
4. Provar les regles de validació Introdueixi dades vàlides i no vàlids en les cel per assegurar-se que funcioni correctament la configuració i els missatges apareguin en el moment previst. Utilitzeu la comanda Validació per canviar la configuració. Si realitza canvis en la validació d'una cel, podrà aplicar automàticament els canvis a totes les altres cel amb la mateixa configuració.
5. Configurar les llistes d'opcions vàlides Si va utilitzar una llista d'opcions vàlides i desitja que els usuaris no puguin trobar ni canviar la llista, pot posar la llista en un altre full de càlcul, configurar la validació, amagar el full de càlcul que conté la llista i , a continuació, protegir el llibre mitjançant una contrasenya. La contrasenya del llibre contribuirà a evitar que usuaris que no coneguin la contrasenya puguin mostrar el full de càlcul que conté la llista.
6. Aplicar protecció si es desitja Si pensa protegir el full de càlcul o el llibre, faci-ho després de configurar la validació. Assegureu-vos de desbloquejar les cel validades abans de protegir el full de càlcul, en cas contrari, els usuaris no podran escriure en les cel.
7. Compartir el llibre si es vol Si pensa compartir el llibre, faci-ho després de configurar la validació i la protecció. Després de compartir un llibre, no podrà canviar la configuració de la validació a menys que deixi de compartir el llibre. Excel, però, seguirà validant les cel designades mentre es comparteixi el llibre.
8. Comprovar si els resultats inclouen dades no vàlids Després que els usuaris introdueixin dades en el full de càlcul, podrà comprovar si aquesta inclou dades no vàlides d'acord el que es descriu més endavant en aquest article.
Introduir dades en cel validades
A continuació es descriu com és el procés d'introducció de dades per als usuaris. Es poden utilitzar missatges entrants i d'error per facilitar les instruccions que els usuaris necessiten per comprendre com s'ha configurat el full de càlcul amb el propòsit d'assegurar que les dades són correctes. Per veure-ho, descarregui el llibre d'exemple que acompanya aquest article i vegi els exemples en el full Missatges.
Veure el missatge entrant Quan un usuari fa clic a una cel validada o utilitza les tecles de direcció per desplaçar-se a la cel, el missatge entrant apareix en el globus de l'Ajudant o en un quadre de missatge independent. Si proporcionar una llista desplegable per la cel, la fletxa de llista desplegable apareixerà a la dreta de la cel.
Escriure dades Quan l'usuari escriu dades o fa clic a la fletxa de llista desplegable per seleccionar un valor de la llista, el missatge entrant roman a la pantalla (la llista desplegable pot tapar part del missatge).
Escriure dades vàlides Si l'usuari escriu dades vàlides i premeu la tecla ENTRAR, les dades queden introduïdes a la cel i no passa res especial.
Escriure dades no vàlides Si l'usuari escriu dades que no compleixen els criteris i es va especificar un missatge d'error per a les dades no vàlids, aquest missatge apareixerà en un globus de l'ajudant o en una finestra independent de missatges. A continuació, l'usuari podrà llegir el missatge i decidir què farà.
* En cas d'un missatge d'informació, l'usuari pot fer clic a D'acord per introduir les dades no vàlides o fer clic a Cancel per començar de nou.
* En cas d'un missatge d'advertiment, l'usuari pot fer clic a Sí per introduir les dades no vàlids, en No per seguir modificant la cel oa Cancel per començar de nou.
* En cas d'un missatge de detenció, l'usuari no pot introduir les dades no vàlids i pot fer clic a Reintentar per modificar la cel oa Cancel per començar de nou.
Si no es proporcionen missatges, la introducció de dades en cel validades és igual a la introducció normal de dades en Excel. No obstant això, Excel marca totes les cel amb entrades no vàlides de manera que siguin fàcils de trobar.
No hay comentarios:
Publicar un comentario